Description de fonction

Adjoint Chef d'atelier (h/f)

La société

Le Département Infrastructures recherche pour le site hospitalier de Delta :

- un(e) adjoint(e) au Chef d'Atelier

Fonction

Généralités
- Assurer le suivi de l’activité complète et pratique des ateliers. Il est le lien de
communication physique à double sens entre les utilisateurs qui demandent
une intervention et les personnes qui réalisent le travail. En cas de malfaçons,
l’adjoint au chef d’atelier doit favoriser le débat et surtout la solution pour
corriger les malfaçons et/ou le service non-rendu au service client interne.
- Gérer l’ensemble de l’activité de l’équipe, répartir les tâches dans les ateliers,
vérifier leur suivi et contrôler la bonne exécution des travaux.
- Répondre aux appels téléphoniques, et demandes d’interventions urgentes,
ainsi qu’aux demandes de rendez-vous des fournisseurs.
- Réaliser des rondes prospectives dans l’hôpital en vue d’encoder toute
demande d’intervention utile.
- Organiser les relevés hebdomadaires des compteurs.
- Réaliser l’action soi-même en cas d’action urgente s’il ne trouve personne de
disponible.
- Travailler sur base des serveurs techniques afin d’assurer le partage des
informations.
- Rédiger et diffuser des notes de service internes et/ou des affiches
spécifiques liées aux travaux qu’il réalise.
- Mettre à jour et/ou créer de nouvelles procédures d’entretien et/ou d’appel de
garde.
- Informer son supérieur de tout problème non-solutionné en vue de dégager
des pistes de solution.
- Informer son supérieur de toute modification faite à l’installation afin de mettre
à jour les plans et dossiers as-built concernés.
- Etre enclin à discuter de toutes les améliorations à initier dans les ateliers
et/ou à participer à des réunions d’organisation.
- Veiller, dans certains cas, à l’exécution sans tarder d’actions urgentes pour la
vie du service technique, indépendamment de période de pause
historiquement existante.
- Organiser le rôle de garde, à valider par tous et veiller à sa diffusion.
- Organiser les essais mensuels des groupes de secours en charge et les
essais de groupe à vide.
- Favoriser, en « bon père de famille », une ambiance de travail sereine,
notamment en motivant les équipes et en désamorçant toute source de conflit
dans les équipes.
2. Commandes et fournitures
- Rédiger les bons de commande internes, et assurer le suivi pour passation de
la commande externe.
- Réceptionner les fournitures, les bons de livraison et contrôler que le contenu
correspond bien à la commande en terme de code article, de nombre et d’état
correct après la livraison. Dans le cas où la livraison ne serait pas conforme à
la commande, prendre contact avec le fournisseur pour réparer l’erreur
constatée.
- Assurer le suivi des factures assignées aux ateliers, notamment en spécifiant
au secrétariat du service technique les lieux et nombre de fournitures qui ont
été physiquement mises en œuvre, ainsi que de préciser sous quel numéro de
dossier les commandes et factures sont à encoder.
3. Gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO)
- Utiliser le logiciel « Coswin » pour la bonne gestion du travail :
o Valider les demandes d’intervention (DI), créer l’ordre de travail (OT).
o Si refus, informer le demandeur de la raison du refus.
o Dispatcher les tâches dans les ateliers.
o Clôturer les OT sur base d’un contrôle.
o Vérifier et compléter les informations de clôture de l’OT si nécessaire.
o Assurer le suivi administratif suite à la réalisation des OT demandés
(scannage, archivage, …).
- Réaliser / compléter / corriger l’inventaire de tous les équipements :
o Identifier tout équipement non-inventorié (nouveau, remplacement,
oubli,…).
o Encoder dans le fichier Excel d’inventaire les caractéristiques de
l’équipement.
o Créer une étiquette avec le code, à coller sur l’équipement à un endroit
lisible des services et à l’abri d’éventuelles dégradations.
o Si réforme de l’équipement, veiller à encoder l’information dans le
logiciel.
4. Gestion des stocks
- Maintenir un stock minimum de pièces critiques et/ou souvent utilisées comme
« consommables ».
- Si du matériel en stock a été utilisé, recommander la quantité utilisée sur le
budget d’investissement concerné, en vue du maintien du stock minimum.
5. Protection du personnel et collectif
- Vérifier et maintenir en état de l’outillage collectif, notamment en organisant (si
nécessaire), une méthodologie de prêt, état avant prêt, vérification de l’état
après travail, et stockage en lieu sûr et propre.
- Vérifier sur le terrain que l’outillage personnel s’utilise en « bon père de
famille », signifier à tout travailleur un manquement quelconque.
6. Gestion des équipes
- Favoriser à tout moment une bonne entente sur le terrain.
- Coacher / former les équipes à une bonne réalisation de la tâche demandée.
- Sensibiliser chaque travailleur au respect du planning d’ensemble établi.
- Gérer les conflits et éviter de critiquer ouvertement tout travailleur qui n’agirait
pas correctement. Dans pareil cas, il est de bon ton de prendre la personne en
aparté pour calmement lui expliquer ce qui est attendu.
- Etre à l’écoute de chacun d’entre eux, tout en restant poli avec tous et en
étant ferme avec ceux qui ne veulent pas se plier aux consignes.
- Toute agression verbale et/ou physique peut être sanctionnée d’un
avertissement, et quelle que soit la fonction exercée.
- Pouvoir exprimer calmement son point de vue à l’occasion de réunions, tout
en favorisant un débat constructif entre les participants à la réunion.
7. Gestion des prestataires extérieurs de maintenance
- Gérer les aspects pratiques de l’activité de prestataires de services externes,
notamment en distribuant les demandes d’interventions, en contrôlant
ponctuellement la bonne exécution et en clôturant les Ordres de Travail (O.T.)
réalisés.
- Faire intervenir les équipes internes en première « ligne » parmi les contrats
connus.
- Chercher la solution qui favorise le dépannage par les équipes internes, sauf
si le travail est contractuel.
- Vérifier que les équipes ont les bonnes informations pour dépanner le matériel
concerné.
- Assurer l’appel en dépannage d’éléments sous contrat d’un prestataire
extérieur, soit par téléphone avec confirmation de l’appel par l’envoi d’un bon
de commande.
8. Gestion des horaires et prestations internes
- Remplir les grilles horaires des travailleurs du service, encodage dans le
programme adéquat à l’avance.
- Corriger selon la réalité en cas de changement de dernière minute.
- Encoder les prestations de garde.
- Coordonner, organiser et encoder dans le logiciel adéquat les congés à faire
valider par le chef d’atelier.
- Assurer le suivi des horaires et régularisation si des heures supplémentaires
sont générées, en respectant le passage par 0 toutes les 13 semaines.
- Assurer le suivi des consignes reçues des ressources humaines afin de
planifier les horaires, si hésitation, prendre contact avec les ressources
humaines.
9. Respect des procédures
- Vérifier les mesures d’hygiène et de sécurité présentes sur les lieux de travail
des ouvriers. Faire nettoyer le chantier à l’issue des travaux.
- Prévoir toutes les précautions et protections d’usage permettant de réduire au
maximum les nuisances sonores et poussières liées aux travaux.
- Assurer le bon respect des procédures en vigueur en matière de sécurité, et
notamment le port des équipements de protection individuels (gants, lunettes,
vêtement de travail adapté, casque le cas échéant, chaussures de sécurité le
cas échéant, etc.) ainsi qu’en matière d’hygiène (installation de parois
d’isolement, de pièges à poussières au sol, de couverture et/ou bâche de
protection, de ventilateurs extracteurs le cas échéant,…) mais aussi toutes les
procédures d’interactions avec les autres services supports (service
biomédical, service des gardes huissiers, économat, etc.).
- S’assurer, à la réception des dosimètres, de la collecte et de l’échange de
ceux de leurs équipes.
10. Ouverture aux compétences des services supports voisins
- Participer, selon les nécessités du service, à des formations et/ou organiser
la libération de travailleur de leur équipe afin de pouvoir y participer.
11. Le cas échéant et si nécessaire, gestion de base de la téléphonie de
l’ensemble du réseau CHIREC (mises à jour diverses)
- Utiliser les divers logiciels de gestion.
- Prendre contact avec les opérateurs extérieurs (SIEMENS ou autres) et
ouverture de dérangements auprès des opérateurs et fournisseurs, afin de
s’assurer du rétablissement des services et du suivi des demandes.
12. Le cas échéant et si nécessaire, participer activement au futur « call center
technique multi-sites»
- Répondre aux demandes téléphoniques, encoder la DI et créer l’OT
correspondant afin de pouvoir le dispatcher par la suite

Profil

Formation technique

Expertise dans tous les métiers techniques

Expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire

Sens de l'organisation et de la gestion des priorités

Bonne maîtrise des outils bureautiques

Capacité à gérer une équipe

Offre

Contrat à temps plein

  • Publiée le:mar. 5 janvier 2021
  • Lieu: Auderghem
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